Registerbeskrivning för patientregister

1. Registeransvarig och kontaktinformation

Docrates Cancersjukhus, Utterhällsstranden 2, 00160 Helsingfors
tfn 010 773 2000, telefax 010 773 2000

För ärenden som gäller hantering av personuppgifter, vänligen använd e-postadressen tietosuoja(a)docrates.com.

Om ärendet även innehåller hälsorelaterade eller andra sensitiva personuppgifter, ber vi er vänligen vara i kontakt via Docrates Oy säker e-post.

Hälsotjänster som produceras av en självständig näringsidkare (eller ett bolag för vars räkning näringsidkaren arbetar) vid Docrates Cancersjukhus: Registeransvarig är den näringsidkare som vårdar patienten (eller ett bolag för vars räkning näringsidkaren arbetar för). Näringsidkaren har överlåtit förvaltningen av det tekniska registret till Docrates Cancersjukhus.

2. Dataskyddsansvarige

Om du vill nå Dataskyddsansvarige på Docrates Oy,  kontakta docrates.tietosuojavastaava(a)fondia.com

3. Registrets namn

Docrates Cancersjukhus patientregister

4. Syfte och grund för behandlingen av personuppgifter

Hantering av patientuppgifter baserar sig på lagar och förordningar i anslutning till vården och undersökningar av patienter samt patientens samtycke.

Syftet med uppgifterna i patientregistret är

• Planering och genomförande av behandlingen av patienter (bl.a. operationer, läkemedelsbehandling, strålbehandling, läkemedelsrecept (inkl. narkotiska läkemedel) och uppföljning
• Utfärdande av undersöknings- och behandlingsremisser till Docrates Cancersjukhus och andra undersöknings- och behandlingsenheter och sparande av resultat av utfärdade undersökningar (bl.a. bilddiagnostik, laboratorieresultat och patologiska resultat)
• Fakturering och indrivning av patienters behandlingar och undersökningar
• Tillsyn över verksamhet som utförs av yrkesutbildade inom hälsovården och utredning av eventuella ersättningskrav
• I syfte att statistikföra och följa upp verksamheten vid Docrates Cancersjukhus
• Vetenskapliga studier

5. Registrets informationsinnehåll och registrerade grupper

Registret omfattar följande för patienten viktiga personuppgifter:

Grundläggande uppgifter om patienten:

• För- och efternamn
• Kontaktinformation (postadress, e-postadress och telefonnummer)
• Identifierande uppgifter (födelsetid eller pesonbeteckning)
• Vårdnadshavarens eller den lagliga företrädarens namn och kontaktuppgifter för minderåriga patienter
• Patientens anhörigas namn
• Övriga grundläggande uppgifter (som kön, modersmål)
• Uppgifter om samtycken och förbud som har getts

Hälso- och behandlingsuppgifter som behövs för undersökningar och behandlingar

• Blankett med förhandsinformation (som utgångsuppgifter i anslutning till yrkes, hälsa och sjukdomar)
• Fortgående patientjournal: uppgifter om behandling, undersökningar, remisser och respons i anknytning till laboratorie- och bilddiagnostikundersökningar, läkemedelsrecept
• Information om patientens samtycken till att uppgifter sparas, hämtas in och överlåts
• Patient- och kundhistoria t.ex. i anslutning till tidsbeställning, fakturering och indrivning
• Fingeravtrycksidentifiering för patienter som deltar i strålbehandling i syfte att trygga patientsäkerheten
• Kommunikationen mellan patienten och behandlingsteamet via Kaiku-systemet

6. Informationskällor

Den grundläggande informationen jämte adressuppgifter samlas in av patienten själv, av vårdnadshavare eller lagliga företrädare för minderåriga. Uppgifterna kan uppdateras ur offentliga register som befolkningsregistret.

Uppgifter om behandlingen och undersökningar av patienten samlas in ur information sammanställd av uppgifter om undersökningar och behandlingar som har genomförts på Docrates Cancersjukhus och med patientens samtycke på andra behandlingsställen och i det nationella hälsoarkivet Kanta.

7. Överlåtelse av uppgifter och överföring av uppgifter

Uppgifterna är sekretessbelagda. De som behandlar uppgifterna har sekretess- och tystnadsplikt. Uppgifter kan överlåtas med patientens skriftliga samtycke eller så som föreskrivs i lagen. Patienten kan när som helst återkalla sitt samtycke till att uppgifter överlåts eller begränsa det.

Uppgifter överlåts till nationella register som cancerregistret och det nationella hälsoarkivet Kanta. Uppgifter överlåts till Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea i forsknings-, planerings- och statistik- samt tillsynssyfte och för anmälningar om biverkningar och i ansökningar om särskilda tillstånd att skaffa läkemedel som förutsätter särskilda tillstånd. Överlåtelserna sker i enlighet med lagen om riksomfattande personregister för hälsovården.

Uppgifter som gäller patienten kan i huvudsak ges endast med patientens samtycke. Om det inte är möjligt att få patientens samtycke till exempel på grund av hans eller hennes sjukdom eller tillstånd kan patientuppgifter endast ges till närstående, om det inte finns anledning att anta att patienten skulle förbjuda detta. Patientuppgifterna kan också överlåtas till patientens vårdnadshavare eller en annan laglig företrädare. Om en minderårig person med beaktande av sin ålder och utvecklingsnivå kan besluta om sin behandling har han eller hon emellertid rätt att förbjuda att uppgifter om hans eller hennes hälsotillstånd och behandling ges till vårdnadshavaren eller en annan laglig företrädare.

Uppgifterna i patientjournaler är sekretessbelagda även efter patientens död. Då kan uppgifter överlåtas endast i den omfattning som det är nödvändigt för att utreda eller förverkliga intressen eller rättigheter som är viktiga för den som begär uppgifterna. Begäran om överlåtelse ska alltid motiveras.

Docrates Cancersjukhus anlitar följande utomstående tjänsteproducenter för behandlingen av personuppgifter:

• Vitec Software Oy, hantering av patientinformationssystemet
• Kaiku Health Oy, hantering av kommunikationsinformation
• Don&Branco Oy, hantering av kontaktformulär på hemsidan, nätbetalning och Docrates Info Stockholm nättidsbokning
• Visma Solutions Oy, hantering av blankett för patientuppgifter och blankett för att dokumentera, inhämta och överlåta patientuppgifter
• Vincit Oy, MyDocrates patienttidsbokningsservicesystem

Docrates Cancersjukhus använder följande informationssystem för behandlingen av personuppgifter:

• PACS –systemet för sparande av diagnostiska bilder
• Planerings- och uppföljningssystem för strålbehandling för hantering av yttre strålbehandling
• Planeringssystem för HDR-behandling
• Arbetsstationer för bilddiagnostikapparater (TT, MRI, PET, SPET, Ultraljud)
• Hantering av fingeravtrycksidentifiering för strålbehandling
• Analysprogram för analysering av pseudonymiserade patientuppgifter

Överlåts inte utanför EU eller EES.

8. Principer och förvaringstider för skyddet av registret

A. Manuellt material

Uppgifterna som sparas i registret är sekretessbelagda och förvaras i låsta och övervakade lokaler. Manuella uppgifter digitaliseras i patientinformationssystemet och förstörs i enlighet med dataskyddskraven.

B. Uppgifter som sparas elektroniskt

Uppgifter som sparas i registret är sekretessbelagda. Endast bestämda personer har tillgång till registerinformationen till vilka man kräver användarnamn och lösenord. Användaruppgifterna kan vid behov utredas senare med hjälp av logginformation. Registret har skyddats med brandväggar. Anordningar och servern är placerade i skyddade och övervakade lokaler.

Docrates Cancersjukhus ingår databehandlingsavtal med underleverantörer som behandlar personuppgifter för att säkerställa att dataskyddet tillgodoses.

Patientuppgifter sparas så länge som det med beaktande av förvaringstiderna som bestäms i lagar och förordningar är nödvändigt, t.ex. patientlagen och social- och hälsovårdsministeriets förordning om patientjournaler.

9. De registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att kontrollera uppgifter som har sparats om honom eller henne i patientregistret och rätt att kräva att uppgifter rättas till och stryks. Begäran om kontroll ska lämnas personligen eller skriftligt (egenhändigt undertecknad eller med på annat sätt verifierat dokument).

Den registrerade har när som helst rätt att återkalla sitt samtycke eller begränsa det.

Den registrerade har i enlighet med dataskyddsförordningen rätt att motsätta sig att uppgifterna behandlas, begära att behandlingen av uppgifterna begränsas eller överförs och lämna in besvär över behandlingen av patientuppgifter till dataskyddsombudsmannen.